Hoe bereid je je vergaderruimte voor op de anderhalvemetersamenleving?

Geschreven door Remy Peters
Delen

Dankzij het thuiswerken is videobellen de norm geworden, maar hoe ga je vergaderen als een deel van je medewerkers vanuit huis werkt en een deel op kantoor is? Veel ruimtes blijken nog niet voorbereid te zijn op de nieuwe manier van werken. Ik help je met vier tips om je ruimte voor te bereiden op de anderhalvemetersamenleving.

Tip 1: Bereid je vergaderruimte voor met een touchscreen

We videobellen wat af en dat zal de komende tijd ook nog wel zo blijven, ook als je op kantoor zit. Doordat videobellen vanuit de kantoortuin niet prettig is, moet je samen met andere collega’s een vergaderruimte opzoeken. Helaas zijn veel vergaderruimtes nog niet voorbereid op de nieuwe manier van werken. Er zijn weinig ruimtes waar je online kunt vergaderen met gebruik van audio, video van hoge kwaliteit en waar je content kunt delen. Een makkelijke oplossing is om je vergaderruimtes in te richten met een touchscreen. Zo kun je zowel vergaderen met collega’s die in dezelfde ruimte (en op gepaste afstand) zitten als met mensen die vanuit huis (of een andere locatie) werken.

Tip 2: Zorg voor adequate accessoires

Aan de hand van hoe groot je ruimte is, is het handig om accessoires toe te voegen aan je set-up in je vergaderruimte. Heb je bijvoorbeeld een grote vergaderkamer, kies dan voor een camera die iedereen goed in beeld kan brengen. Maar denk ook aan de audiokwaliteit, want doordat iedereen op grotere afstand moet zitten, kan het zo zijn dat niet iedereen te verstaan is. Overweeg dus om in je ruimte een extra microfoon of een soundbar toe te voegen aan de je set-up.

Tip 3: Zorg een whiteboard-applicatie

Als je over een touchscreen beschikt dan is het een must om deze uit te breiden met een whiteboard-applicatie. Heb je bijvoorbeeld een licentie voor Microsoft Office 365, installeer dan gratis de whiteboard-app van Microsoft. Hiermee heb je geen fysiek bord nodig en kan iedereen meedoen, ongeacht op welke locatie ze zich bevinden. Whiteboard biedt alles om snel en eenvoudig te brainstormen. Je kunt schrijven, tekenen, afbeeldingen toevoegen, aantekeningen maken en je ideeën oppennen. Na afloop kun je de gehele sessie rondsturen naar wie je wilt of opslaan om er later mee verder te gaan. De Whiteboard-app werkt tevens samen met Teams. Je kunt dus ook je whiteboards in de daarvoor bestemde Teams opslaan.

Tip 4: Laat hygiëne voorop staan

Hygiëne is in deze tijd belangrijker dan ooit. Zo moeten de vergaderruimtes veelvuldig schoongemaakt worden, omdat er meerdere mensen gebruik van maken. Denk aan deurknoppen, stoelen en tafels. Maar ook de aanwezigheid van apparatuur moet schoongemaakt worden, zoals touchscreens, beeldschermen, toetsenborden en muizen. Belangrijk hierbij is dat je speciale reinigingsmiddelen gebruikt voor bijvoorbeeld je beeldscherm of touchscreen. Vergeet uiteraard niet om voldoende desinfecterende handgel en zeep aanwezig te laten zijn.

Meer weten over onze slimme oplossingen in de vergaderruimte?

Remy Peters

Accountmanager

© 1998 - 2019 Previder Voorwaarden Privacy | Contact Supportdesk Previder is onderdeel van de Odin Groep